Antwort Jak dlouho lze uchovávat data? Weitere Antworten – Jak dlouho může správce uchovávat osobní údaje
Nařízení GDPR ani jiný zákon žádnou konkrétní dobu uchování osobních údajů nestanoví. Je potřeba se zamyslet, proč soutěž dělám, jaké mají být výstupy a potom podle toho stanovit dobu, jak dlouho data budu potřebovat a zároveň je fér je uchovávat. Po uplynutí této doby je musíte smazat.Podnikatelé, kteří jsou neplátci DPH a nevedou účetnictví, mají povinnost archivace daňových dokladů minimálně 3 roky. Faktury za rok 2021 tak uchováváte do roku 2024. Ostatní podnikatelé mají archivaci trochu náročnější. Pokud jste OSVČ, která vede účetnictví (nebo s. r. o.), doklady archivujete minimálně 10 let.Souhlas subjektu údajů se zpracováním osobních údajů musí být správce schopen prokázat po celou dobu zpracování. Nová právní úprava v podobě Nařízení základní parametry souhlasu zásadně nemění, ale požadavky rozšiřuje.
Jak dlouho se musí archivovat smlouvy : Smlouvy, které musíte archivovat 10 let
Spolu s pracovní smlouvou musíte po dobu 10 let evidovat také zápočtové listy, platové výměry a dokumenty o náplni práce. Mzdové listy a osobní karty zaměstnanců se archivují déle – oficiálně 30 let, v praxi však mnohdy až 45 let.
Jak dlouho uchovávat osobní údaje zaměstnanců
S ohledem na tříletou promlčecí lhůtu se obvykle doporučuje uchování pracovněprávních dokumentů za tímto účelem po dobu až 4 let.
Co je nejběžnější osobní údaje : Mezi nejčastější osobní údaje řadíme následující: jméno, adresa trvalého bydliště, doručovací adresa, pohlaví, věk, datum a místo narození, rodné číslo, osobní stav, zdravotní znevýhodnění, informace o dosaženém vzdělání, informace o příjmech, fotografický, video a audio záznam, e-mailová adresa, telefonní číslo, IP …
Tím prvním je zákonná lhůta 5 let. Po tuto dobu je ze zákona nutné archivovat: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví. Pak zde máme období 10 let. Po tuto dobu se archivuje účetní závěrka, výroční zpráva a daňové doklady.
Nově tak zaměstnavatelé budou povinni předmětné dokumenty archivovat 45 kalendářních let následujících po roce, jehož se dokumenty týkají. Dle související důvodové zprávy je prodloužení archivace nezbytné zejména proto, že dosavadní lhůta už v praxi není dostatečná vzhledem k prodlužujícímu se důchodovému věku.
Co není osobní údaj
Příklady údajů, které nejsou pokládány za osobní, zahrnují
registrační číslo společnosti, e-mailová adresa, jako je například [email protected], anonymizované údaje.Doba archivace mzdových dokladů je 30 let dle zákona (Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení). Z praxe ale vyplývá, že státní archivy nevydávají souhlas se skartací dříve než po 45 letech.Zvláštní kategorie osobních údajů jsou takové osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení, členství v odborech, zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.
Doba archivace mzdových dokladů je 30 let dle zákona (Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení). Z praxe ale vyplývá, že státní archivy nevydávají souhlas se skartací dříve než po 45 letech.
Které osobní údaje lze volně zpracovávat : Jaké osobní údaje o Vás zpracováváme
- Identifikační údaje, jako je například Vaše jméno, příjmení, číslo občanského průkazu, datum narození, titul, atd.;
- Kontaktní údaje, jako je například Vaše adresa, elektronická adresa, telefon, datová schránka, atd.;
Které údaje nepatří mezi osobní údaje : Příklady údajů, které nejsou pokládány za osobní, zahrnují
- registrační číslo společnosti,
- e-mailová adresa, jako je například [email protected],
- anonymizované údaje.
Jak dlouho je nutné archivovat vydané faktury
Jak dlouho se archivují faktury Záleží, jestli jste, nebo nejste plátce DPH. Pokud plátce DPH nejste, a vaše faktury jsou tedy účetními doklady, musíte je archivovat 5 let. Pokud jste plátce DPH, slouží vaše faktury zároveň jako daňové doklady – v takovém případě je musíte uchovávat 10 let.
K ukládání se nejčastěji používají archivační krabice, do kterých se vejde 6 velkých pořadačů. Další nezbytné pomůcky: Štítky na šanony – na štítek napište i rok, kdy můžete dokumenty bezpečně skartovat, výrazně si usnadníte budoucí vyřazování Rozdružovače – slouží k třídění dokumentů uvnitř šanonůBezpečnost na internetu: Jak chránit své osobní údaje a soukromí
- Používejte silná hesla a dvoufázové ověření
- Buďte obezřetní při používání veřejných Wi-Fi sítí
- Sledujte své sociální sítě
- Používejte antivirový software.
- Mějte na paměti zásady GDPR.
- Buďte opatrní při používání e-mailu.
- Pravidelně zálohujte svá data.
Jak dlouho uchovávat osobní spíš : vlastně musí, většinu dokumentů, které tvoří obsah osobního spisu, uchovávat po dobu 10 let na základě čl. 6 odst. 1 písm.